Dans un bureau, certains documents sont manipulés des dizaines de fois avant de finir rangés ou remplacés. Une tache, un pli ou une déchirure suffit parfois à les rendre inutilisables. Pour les supports destinés à durer, la plastification constitue une protection simple et durable. Encore faut-il choisir une plastifieuse adaptée aux besoins de l’entreprise.
Pourquoi utiliser une plastifieuse en entreprise
En entreprise, une plastifieuse permet avant tout de préserver les documents utilisés au quotidien. Elle améliore aussi le rendu visuel des supports remis aux clients ou aux partenaires. Les affiches, les fiches pratiques, les menus ou les documents internes restent ainsi propres et lisibles sur la durée.
Une protection durable pour les documents de l’entreprise
Les documents professionnels sont souvent exposés aux taches, aux UV, aux manipulations répétées, parfois même à l’humidité. Grâce à la plastification, ils sont protégés par un film qui limite les dégradations liées à ces usages quotidiens. Par conséquent, ils résistent mieux à l’usure et nécessitent moins de réimpressions. Pour l’entreprise, cela réduit les consommations de papier et d’encre.
Une valorisation des supports de communication
En plus de les protéger, la plastification améliore l’aspect des documents professionnels. Le film peut renforcer les couleurs et donner une finition brillante ou mate, selon le type de pochette utilisé. Les affiches, les menus et les fiches techniques ont ainsi une présentation plus soignée.
Elle peut aussi limiter les risques de modification d’un document une fois celui-ci plastifié. Cette caractéristique peut être utile pour certains badges, certificats ou documents internes. Pour choisir le bon appareil de plastification, il faut ensuite tenir compte du format des documents et de la fréquence d’utilisation.
Comment choisir le bon modèle de plastifieuse ?
Pour un usage professionnel, le temps de préchauffage et la vitesse de traitement font partie des premiers critères à vérifier. Selon le modèle et la puissance de la plastifieuse, le préchauffage prend généralement entre 1 et 5 minutes. Cette différence compte si plusieurs documents doivent être plastifiés à la suite.
La vitesse de traitement standard pour les plastifieuses en entrée de gamme tourne autour de 30 cm par minute. Elle peut suffire pour quelques documents, mais un appareil plus rapide sera préférable pour un usage quotidien intensif. Dans ce cas, il faut se tourner vers les modèles pro, qui vont nettement plus vite.
Le format accepté doit aussi correspondre aux besoins de l’entreprise. Un modèle A4 convient aux feuilles courantes, tandis qu’une plastifieuse A3 est préférable pour les affiches, les plans ou les tableaux plus grands. Il faut également vérifier l’épaisseur des pochettes compatibles (exprimée en microns), ainsi que le volume de documents à traiter régulièrement.
Concernant le nombre de rouleaux, deux peuvent suffire pour un usage courant. Mais certains appareils exercent une pression plus régulière avec quatre ou six rouleaux. Il faut aussi choisir entre la plastification à chaud et la plastification à froid. La première convient à la plupart des documents papier, tandis que la seconde est préférable pour les supports sensibles à la chaleur. Pour éviter les blocages, mieux vaut privilégier un modèle équipé d’un système anti-bourrage, qui aide à retirer facilement les pochettes coincées.
L’impact environnemental de l’appareil peut également entrer dans les critères d’achat. Une certification ISO 14001 indique que le fabricant dispose d’un système de management environnemental. Pour les pochettes de plastification, il est possible de se renseigner sur la présence de plastique recyclé dans leur composition.
Pour les pochettes, une épaisseur de 2 x 75 µm demande moins de plastique qu’un modèle de 2 x 250 µm. Cette épaisseur suffit pour protéger les documents utilisés au quotidien au bureau. Avant de choisir un modèle, il convient de se poser quelques questions :
- Les documents à plastifier sont-ils au format A4, A3 ou dans d’autres dimensions ?
- Combien de documents faut-il traiter chaque jour ?
- Le temps de préchauffage est-il compatible avec le rythme de travail ?
- La machine accepte-t-elle les pochettes déjà utilisées dans l’entreprise ?
- Faut-il plastifier des documents sensibles à la chaleur ?
- Un système anti-bourrage facilite-t-il le retrait des pochettes mal engagées ?
- Le fabricant fournit-il des informations sur l’impact environnemental de l’appareil ?
- Les pochettes contiennent-elles du plastique recyclé ?
- Quelle quantité de plastique est utilisée selon l’épaisseur des films ?
Conseils pratiques d’utilisation et d’entretien
Un appareil mal entretenu peut provoquer des bourrages, abîmer les documents ou tomber en panne plus tôt que prévu. Il suffit d’adopter quelques habitudes pour limiter ces problèmes et conserver une plastification régulière.
Il est notamment conseillé de nettoyer régulièrement les rouleaux. Des résidus de colle peuvent s’y déposer et provoquer des bourrages. Des feuilles de nettoyage prévues à cet effet permettent de retirer ces dépôts sans ouvrir la machine.
Il faut aussi utiliser un carton transporteur si le fabricant le recommande. La pochette glissée dans une feuille cartonnée risque moins de laisser de la colle sur les rouleaux. Cette précaution limite aussi leur usure.
Après une utilisation intensive, il est important de laisser refroidir la machine. Puisque les durées d’utilisation varient selon les modèles, il faut suivre les indications du fabricant pour éviter une surchauffe des rouleaux.
Une autre précaution à prendre est de placer correctement chaque pochette avant de la plastifier. Elle doit être centrée et engagée dans la machine selon les indications prévues. Un mauvais alignement peut provoquer des plis ou perturber l’entraînement.
Enfin, il faut conserver la plastifieuse sur une surface plane, surtout lors du transport ou du rangement. Cela évite de solliciter inutilement les rouleaux et les différents éléments de la machine.
Pour bien choisir une plastifieuse professionnelle, il faut tenir compte du volume de documents, des formats utilisés et du budget disponible. Un modèle adapté aux besoins de l’entreprise et bien entretenu protégera les documents plus longtemps et limitera les risques de panne.
Cet article a été rédigé avec l’aide d’une intelligence artificielle. Politique éditoriale
