Le pionnier de la gestion électronique de documents en mode SaaS aide les entreprises à adapter leur système d’information

La pandémie avance à grands pas en France avec 265 000 cas déjà déclarés à la mi-septembre sur le territoire, et selon Le Monde du 17 Septembre, un pic de l’épidémie est à prévoir dans 4 à 8 semaines, sans que l’on sache si le niveau d’alerte 5A sera dépassé. La vitesse de propagation de la pandémie alerte bon nombre de chefs d’entreprises : les ressources humaines seront fatalement affectées. Pourtant, comme le souligne le livre blanc du Centre d’eXpertise des logiciels (CXP), 42% des patrons de PME estiment que leur entreprise est mal préparée. Il est donc nécessaire pour elles de trouver rapidement les moyens de pallier au fort taux d’absentéisme, en mettant en place une organisation de travail en mode collaboratif par exemple. Dans cette optique, la plateforme collaborative de COTRANET peut s’avérer être un allié précieux. Le travail en mode collaboratif pourrait devenir après la pandémie un mode d’organisation plus répandu en France.

Des entreprises conscientes du risque, mais qui ont du mal à se préparer :

Pour Christophe MATHEVET, Président de COTRANET : « Il n’est pas question d’un simple opportunisme, même s’il faut bien l’avouer, la situation peut permettre aux entreprises qui n’ont pas encore franchi le cap, de prendre en considération les avantages liés au travail en mode collaboratif. » Le Professeur Bernard REGNIER, chef de service de réanimation médicale et infectieuse au CHU Bichat-Claude Bernard estime que 30 à 35% de la population pourrait être touchée au plus fort de la pandémie le taux d’absentéisme en entreprise serait de 30 à 60% environ (source livre blanc CXP 2009). Cette absence massive des salariés bloquera considérablement les rouages d’entreprises qui ne sont pas toutes égales face à cette crise : si les entreprises appartenant à « l’économie immatérielle » (informatique, éditeurs de logiciels) ont une longueur d’avance compte tenu de leur culture, les entreprises issues de secteurs plus traditionnels n’ont pas forcément les moyens de communications adéquats pour maintenir un niveau d’activité stable (e-mails, accès à l’information à distance, web-conférences etc…).
COTRANET ajuste sa réponse en situation d’urgence :

La Solution COTRANET, accessible en mode SaaS via une plateforme sécurisée comporte des avantages à différents niveaux :
• Elle affranchit l’entreprise de l’achat de licence
• Sa mise en œuvre est rapide
• Son caractère intuitif et son interface ergonomique facilitent la prise en main par les collaborateurs.

La perspective des problématiques liées à la pandémie grippale est apparue chez COTRANET dès la communication du plan gouvernemental pour la continuité d’activité.
Christophe MATHEVET explique : « D’un côté, nous avons eu un excellent taux de transformation sur les essais proposés à nos prospects, à qui nous avons pu ouvrir les fonctionnalités de notre plate-forme à titre de test. De l’autre, nous avons très tôt mis en place notre propre plan de continuité, en adressant un questionnaire à nos prestataires et partenaires. Les résultats ont rapidement démontré que même si la plupart des entreprises ont le souci de maintenir un niveau d’activité fluide et optimal, elles n’avaient pas toutes les connaissances ou le temps de mettre en œuvre les bons outils. D’où notre idée de mettre en place des « projets pilotes » pour permettre à toute entreprise de tester notre Solution sans investissement ni engagement financier pendant une durée déterminée. Nous proposons en parallèle une formation aux utilisateurs, qui peut être financée par l’OPCA du client. Ainsi nos clients sont en mesure de maintenir l’activité au sein de leur entreprise. Selon les impératifs liés à leur activité, ils peuvent même ouvrir leur espace de travail collaboratif à leurs clients et/ou fournisseurs, qui subissent eux-mêmes la pandémie.

Au-delà de la pandémie, quelles perspectives pour le travail en mode collaboratif ?

Ce qui pourrait arriver de mieux pour COTRANET ? Que la grippe soit bien moins dévastatrice que prévu, mais que grâce à elle, le travail en mode collaboratif puisse acquérir ses lettres de noblesse en France. Cette façon de travailler ensemble mais à distance, que l’on soit chez soi ou sur un site distant de l’entreprise paraît souvent un véritable casse-tête, soit par manque de connaissances des solutions existantes, soit parce que ce type de projet semble entraîner beaucoup trop de contraintes.
Au-delà de la pandémie, il ne faut pas négliger le fait que ce type d’organisation du travail peut représenter un atout majeur pour la productivité des entreprises. Le plan de continuité d’activité pandémie peut permettre, via la mise en place de solutions de travail collaboratif, d’envisager l’avenir au travail dans des conditions nouvelles. Par exemple, il répond aux enjeux du développement durable, puisqu’il limite les déplacements. Il contribue également à améliorer sensiblement les conditions de travail dans l’entreprise. Le plan de continuité mis en place pour lutter contre la pandémie grippe A/H1N1 pourrait révéler certains aspects positifs pour l’avenir.

Pour aller plus loin :

Le CXP – Centre d’eXpertise des logiciels : Livre Blanc – 2009 – www.cxp.fr
Association Française pour le Télétravail – www.afftt.asso.fr