Face à un contexte règlementaire exigeant, les flux de données et les transactions documentaires accompagnant les échanges de marchandises sont de plus en plus contraignants pour les différents acteurs (chargeurs, exportateurs, douanes, transitaires, etc.).
Si les technologies de dématérialisation des documents soulagent parfois certains services, leur utilisation souvent limitée n'est pas encore optimale.
Pour répondre à cette problématique majeure, Partitio, intégrateur OnBase d'Hyland, solution leader mondiale sur le marché de la gestion de contenu, a lancé une véritable révolution sur ce secteur. Aujourd'hui, OnBase intervient de façon inédite comme point central de collecte de toutes les informations quel que soit la source (papier, EDI, TMS, WMS, CMS, Mails, formulaires, etc.).
Ces informations sont alors traitées dans des workflow** selon les règles métiers précises et diffusées aux utilisateurs au moment opportun via leurs interfaces habituelles sous forme notamment de dossiers transit électroniques.
Sur un marché en recherche de levier de performance cette solution offre d'importants gains de productivité, améliore la conformité règlementaire ou interne et apporte des pistes de différenciations auprès de tous les acteurs y compris des clients.
Rapidité, maîtrise et conformité de la Supply Chain***
«Les professionnels de ce secteur ont le souci permanent de la performance et de l'excellence des opérations pour leurs clients. Mais, les volumes d'informations et leurs sources ne cessent d'augmenter, les délais pour les traiter sont chaque jour plus court et dans un même temps la réglementation ne cesse de se renforcer.
Ces difficultés sur un marché où les marges sont très faibles deviennent centrales, nous sommes sur un métier où la production est basée sur des opérations essentiellement humaines.», Alain Ayala, Président de Partitio.
Dans le secteur Transport & Logistique, la dématérialisation est généralement centrée sur la recherche de documents post opérations (les documents étant souvent scannés en fin d'opération), cela ne répond qu'en partie aux enjeux métiers visant à la maîtrise complète de l'information et des processus de la supply-chain.
C'est pour répondre à cet enjeu majeur que Partitio propose – grâce à OnBase– de dématérialiser les opérations dès leurs origines sans remplacer le SI existant, mais en venant le compléter.
En maîtrisant ainsi la chaîne de valeur des opérations, les professionnels du secteur Transport & Logistique pourront notamment gérer de manière efficiente :
• Les documents, les flux de données et les processus liés à l'activité transit (contractuel, douanes, fret, etc.) ;
• Les affectations et les validations des factures fournisseurs & clients liées à l'activité de transit ;
• Tous les flux de correspondances avec les clients, fournisseurs, douanes, etc. ;
• Les formulaires électroniques rattachés aux dossiers ;
• Les opérations liées au recouvrement ou encore aux dossiers litiges ;
• L'archivage pérenne et la durée de vie des documents ;
• La mise à jour et la traçabilité des documents avec la mise en place d'alertes (pour les documents manquants) ;
• Les processus et les documents autour des certifications telles que l'OEA ou l'ISO.
En moyenne chaque transport implique la production de 30 à 40 documents représentant environ 200 photocopies
La société Partitio, intégrateur spécialiste de l'ECM OnBase, propose donc une solution adaptée aux enjeux de tout ou une partie de la chaîne de transport et logistique.
Les projets de transformation sont gérés par PARTITIO en quelques mois seulement, grâce notamment à la puissance et la capacité d'intégration de la solution OnBase dans l'environnement informatique existant.
OnBase permet ainsi :
– Des gains de productivité et un raccourcissement des délais dans le traitement et l'acheminement des biens,
– La sécurisation des documents et leur traçabilité,
– Une meilleure communication parmi tous les intervenants (transporteur, client, fournisseur, douane, etc.),
– Une démarche éco-responsable avec la suppression de centaines de milliers de copies,
– Un ROI court, rapide à mettre en œuvre et mesurable.
«A titre d'exemple chez Bolloré transport et logistique sur la zone Afrique, la mise en place de la solution OnBase dans certains contextes est amortie par les frais de papier sur 2 ans en tenant uniquement compte des économies directes liées au papier.
Mais si l'on tient également compte des gains de productivité, ces bénéfices pourraient être atteints en moins de 6 mois.», Fabien Doliveux, Responsable du pôle ECM chez Partitio.
L'éditeur soutient d'ailleurs fortement la démarche de Partitio sur ce secteur. Il est également présent au sein des grandes instances douanières telles que le WCO (l'organisation mondiale des douanes) pour échanger sur l'avenir de la dématérialisation sur ce secteur.
Cette action permet d'élargir les bénéfices de la dématérialisation à l'ensemble des partenaires de la chaine logistique notamment grâce à la mise en œuvre d'une plateforme documentaire autour du formulaire OEA.*
* Ou «Opérateur Economique Agréé» est une certification volontaire octroyée par la douane. Il s'agit d'un programme européen qui est repris dans les États membres.
** Soit l'automatisation des processus métier.
*** Gestion de la chaîne logistique.
