La gérance des documents numériques utilisés par une entreprise au quotidien peut rapidement devenir une tâche complexe. En plus de prendre énormément de temps, elle est également susceptible d’entrainer des erreurs. Pour se mettre à l’abri de tels risques, certaines organisations préfèrent investir dans l’acquisition d’un logiciel de Gestion électronique des Documents (GED). Le choix n’est pourtant pas simple, car de nombreuses solutions existent sur le marché. Comment ne pas se tromper ?
Comprendre les besoins de la société
Aucune solution GED ne devrait s’acquérir sans un minimum de réflexion en amont quant aux réels besoins de l’entreprise. Toutes les organisations ne gèrent pas leurs documents électroniques de la même façon. En tant que dirigeant ou manager, l’outil servira-t-il à archiver ou à partager des fichiers ? La précision de la réponse vous permettra de connaitre exactement les types de logiciels compatibles avec une GED qu’il vous faudrait.
Il ne serait pas inutile d’évaluer aussi les programmes informatiques que vous utilisez déjà. Leurs failles devront être comblées par la nouvelle acquisition.
Faire la liste des fonctions incontournables
Dès que vous en savez plus sur les nécessités de votre société, la prochaine étape est la détermination des composants du logiciel GED. Certaines fonctionnalités auront évidemment l’avantage sur d’autres en fonction de votre domaine d’activité. Vous pourriez avoir besoin d’une solution pour numériser les documents en papier, qui procèdera ensuite à leur archivage. Comme vous le verrez sur https://www.zeendoc.com/, l’outil GED peut également :
- Gérer l’accessibilité aux documents ;
- Inclure des signatures électroniques ;
- Automatiser des tâches ;
- Etc.
Comparer les offres
En matière de programme informatique GED, les possibilités qui existent sur le marché sont nombreuses. Faire le bon choix dans cette jungle est une mission assez complexe. Le mieux serait de procéder à un comparatif des solutions disponibles. Les points sur lesquels se baser sont entre autres : les coûts, les atouts, le volet sécuritaire, etc. Votre choix sera ainsi plus éclairé, et véritablement axé sur des éléments concrets.
Privilégier la simplicité d’utilisation
Opter pour un outil facile à utiliser est parfois le meilleur moyen d’être productif en entreprise. Pour ne pas vous heurter à cette question, jouez la carte de l’intuitivité. Un bon logiciel GED est celui qui se prend aisément en main, et qui ne nécessite pas de longues heures de manipulation pour être fonctionnel. Cette caractéristique permettra à vos collaborateurs de s’approprier facilement la solution. L’entreprise n’aura pas à mobiliser des ressources supplémentaires pour les former.
Avant l’achat, vérifiez que le logiciel GED vous servira vraiment à gagner du temps. Tout le personnel de votre organisation devrait être en mesure d’y accéder sans grande difficulté. Dans le cas contraire, envisagez simplement une autre alternative.
