Tout événement d’entreprises demande une rigoureuse organisation, et en général, cette tâche est compliquée sans un bon logiciel dédié à l’événementiel. En effet, ce dernier est spécialement conçu pour simplifier et pour faciliter la gestion de toutes les opérations en rapport avec l’organisation des événements, car il rassemble tous les besoins des métiers de l’événementiel.
Qu’est-ce qu’on entend par événementiel ?
Véritable outil de communication interne et externe d’une entreprise, l’événementiel consiste à organiser un événement professionnel. Cela englobe les foires, les salons, les cocktails d’entreprise, les soirées, les séminaires, les festivals… Selon le type d’événement et l’activité, le lieu et la durée des festivités sont différents. Plusieurs raisons poussent les entreprises à organiser un événement : pour la promotion d’un projet, d’un produit ou de leur image, pour favoriser l’échange et la cohésion au sein de la structure, pour le lancement d’un nouveau produit… Pour la réussite de leurs événementiels, ces entreprises font appel à des professionnels qui ont les moyens et l’expérience nécessaires. Ces derniers se chargent de la gestion financière, de la logistique, de la décoration, de l’animation, de la planification des diverses tâches… Afin que les entreprises atteignent leurs objectifs, les professionnels utilisent un logiciel sur mesure comme celui de Lab Event pour une grande visibilité sur l’avancement des différentes étapes de chaque événement. Il les aide également à simplifier leurs activités en rapport à l’événement.
Réussir un événement d’entreprises grâce au bon logiciel
Pour les professionnels de l’événementiel qui cherchent un logiciel adapté pour leurs activités, ils peuvent choisir entre 3 options : le logiciel CRM, le logiciel de gestion de projet ou le logiciel spécifique réellement adapté aux agences d’organisation d’événements. Il faut savoir que le métier touchant l’événementiel est spécifique. Certes, le logiciel de gestion de projet et le CRM sont appropriés, mais ils n’offrent pas une bonne flexibilité à l’inverse d’un logiciel sur mesure qui est plus souple et plus pertinent afin d’optimiser et de faciliter la gestion au quotidien des événements professionnels. De plus, toutes les informations utiles concernant la gestion de la communication événementielle sont disponibles à tout moment et qu’importe vu que le logiciel est accessible depuis la tablette et depuis le smartphone. C’est donc une solution nécessaire pour répondre parfaitement aux déplacements perpétuels des professionnels en événementiel. Pour le prix de ce logiciel spécifique sur mesure, ça dépend des fonctionnalités choisies.
Pourquoi choisir un logiciel d’événementiel sur mesure ?
L’organisation d’événements professionnels est loin d’être une démarche simple. En effet, différentes tâches et opérations sont à considérer et à suivre à tout moment. Mais il faut aussi gérer d’autres aspects de l’organisation : les prestataires, la logistique, le personnel, la facturation, la promotion… Certes, ce n’est pas facile, mais il existe une solution : le logiciel dédié à l’événementiel. Ce dernier présente plusieurs atouts pour les agences.
- Une solution informatique: Le logiciel de gestion événementiel est une solution informatique mettant au service des professionnels des fonctionnalités complètes pour le suivi de n’importe quel type d’événements. Il propose un tableau de bord personnalisable pour vérifier la progression des actions. Il dispose aussi d’un forum interne afin de discuter en temps réel avec toute l’équipe. Ça permet également d’être en relation avec les clients. Mais encore, le logiciel de gestion événementiel sur mesure permet de stocker les fichiers, et ça aide à trouver rapidement différentes données : le contact de tous les prestataires et leurs services ainsi que les participants. Ça permet aussi de choisir les besoins : organisation d’un séminaire en ligne, team building d’entreprise…
- Une solution pratique: L’organisation d’événements d’entreprises nécessite un portefeuille de contact bien fourni, et le logiciel de gestion événementiel est le meilleur outil de gestion de relations client. Il est ainsi possible de lister et de contacter rapidement tous les clients. Les professionnels peuvent trouver l’historique complet des échanges en quelques minutes. De plus, ce logiciel aide à faire un planning précis avec un agenda clair pour la gestion de l’événement. Mais aussi, les professionnels peuvent programmer l’envoi des emails d’invitation, les tâches à réaliser avec les prestataires et toute l’équipe et la demande de devis des fournisseurs. Depuis l’espace sécurisé, les fichiers peuvent être modifiés et partagés avec les collaborateurs internes et externes. Le logiciel de gestion d’événement permet également de préparer la facturation depuis une unique plateforme.
Les bases de la réussite des événements d’entreprises
Le secteur de l’événementiel demande une organisation parfaite, et sa réussite dépend de 3 facteurs : une gestion des incidents, une bonne planification et le respect du budget. Afin de mener à bien les événements, il faut au préalable déterminer les activités et les actions à faire. Ensuite, il faut répertorier les diverses échéances (envoie des invitations, validation du traiteur et du lieu, détermination de la date d’échéances, date de l’événement, actions de communication…)
- Une bonne planification: Avec le logiciel dédié à événement, l’interface permet de voir en un clin d’œil tous les facteurs clés de la planification : les grands champs de travail, les actions à faire pour chaque catégorie, les dates de début de chaque tâche et leur durée, le pourcentage d’avancement de chaque tâche, les repères importantes, le chemin critique, la mise à jour des plannings, la relation avec les prestataires, la réservation des lieux de réception, la gestion des supports de communication… Il prend en compte ces différents éléments pour répondre parfaitement aux besoins des clients. Tout se passe en seulement quelques clics. Il offre donc une bonne visibilité sur l’avancée des projets en cours. Ce logiciel de gestion d’événement d’entreprise se veut être l’assistant par excellence pour les professionnels de l’événementiel.
- La gestion des imprévus et des incidents: Les imprévus de dernières minutes et les retards font partie du métier des professionnels en événementiel. Avant le grand jour, il arrive qu’un obstacle apparaisse. Le logiciel de gestion événementiel permet de gérer tous ces imprévus afin qu’ils ne perturbent pas le travail en cours. C’est une fonctionnalité utile pour toutes sortes d’événements pouvant retarder le projet comme l’annulation du lieu déjà réservé, le retard de livraison des supports et de matériels, la météo, les prestataires indisponibles, le problème de connexion… Le logiciel de gestion événementielle envoie une notification à chaque situation imprévue. Il faut savoir que le moindre retard ou problème peut avoir des conséquences coûteuses.
- Le contrôle du budget: Le logiciel dédié à l’événementiel d’entreprise propose un module budget personnalisable permettant de maîtriser les entrées et les sorties d’argent. Il suffit de saisir les mouvements, de définir le montant, d’indiquer la date et d’ajouter une petite description après, le logiciel se chargera automatiquement du reste. Il est possible d’y inclure la location de la salle, l’achat des bases de données pour l’envoi des invitations, la prestation des traiteurs, la présente des hôtesses, l’impression de supports de communication… Les professionnels peuvent visualiser le budget par projet, par type, par dépense, par activité, par mois… Le logiciel permet aussi de contrôler les dépassements budgétaires et de voir les tâches à prendre en charge en priorité. En dernier et pas le moindre, toutes les données sont sécurisées et centralisées.
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