De façon globale, il existe un certain nombre d’heures de travail qu’un salarié doit réaliser chaque jour. Dans les normes, un salarié doit faire environ 35 heures de travail par semaine, à raison de 7 heures par jour, du lundi au vendredi. Mais, dans leur quête de productivité et de croissance, certaines entreprises ont besoin de plus d’heures de travail pour atteindre leur objectif. Dans ce cas, les salariés sont appelés à faire des heures supplémentaires. Trouvez dans cet article des astuces simples pour bien calculer la rémunération des heures supplémentaires de vos collaborateurs.
Utiliser un tableau Excel
Par heures supplémentaires, entendez les heures de travail qu’effectue un salarié en plus de la durée de travail prévue dans son contrat de travail à temps plein. Dans un contrat de travail à temps partiel, on parle plutôt d’heures complémentaires. En tant que salarié ou employeur, vous devez savoir distinguer les deux notions qui sont soumises à des règles spécifiques.
D’après les dispositions du Code du travail, un employeur a pleinement le droit de demander des heures de travail supplémentaires à ses salariés pour répondre à des besoins en urgence. Certes, ces heures de travail excédant font partie intégrante d’un contrat de travail. Mais, elles doivent obligatoirement être rémunérées. En d’autres termes, lorsque vous faites faire des heures supplémentaires à vos salariés, vous devez calculer appliquer une majoration à leur rémunération habituelle. Vous pouvez utiliser un tableau pour calculer les heures de travail effectuées par vos salariés.
Grâce à l’évolution de la technologie en informatique, il est relativement simple de faire certains travaux tels que le calcul des heures supplémentaires. Avec un outil comme Excel, vous pouvez facilement personnaliser le suivi des temps de travail de vos collaborateurs. Pour ce faire, vous devez dans un premier temps renseigner la durée de travail théorique des salariés par semaine ou par mois. Il reviendra alors à vos collaborateurs de saisir leurs heures d’arrivée au boulot et de sortie ainsi que leurs temps de pause, puis la machine se charge du reste.
En utilisant un modèle feuille de temps Excel, vous profitez de nombreux avantages. D’une part, le calcul des durées de travail effectuées par les salariés se fait automatique et sans erreur une fois que les donnes saisies sont correctes. Vous n’avez donc pas besoin de passer des heures devant un écran d’ordinateur pour calculer les heures de travail. D’autre part, vous avez la certitude d’un suivi en temps réel. Il suffit pour ce faire de partager votre tableau en ligne pour visualiser l’ensemble des heures travaillées de vos salariés depuis un appareil mobile.
Si l’utilisation de feuille de temps Excel offre de nombreux avantages, il faut signaler que cette technique présente quelques légers inconvénients. Par exemple, le tableau Excel ne répond pas aux besoins des collaborateurs appelés à remplir leurs missions hors du local professionnel et sans ordinateur. Par ailleurs, la justesse du calcul dépend de la fiabilité des données renseignées par les collaborateurs. Si vous êtes absent et que ces derniers entrent de fausses informations pour gonfler le nombre d’heures travaillées, il vous sera difficile, voire impossible, de le savoir. Pour rectifier le tir, vous devrez espionner vos collaborateurs afin de vous assurer qu’ils fournissent des données correctes, ce qui ne sera pas toujours évident si vous avez beaucoup de choses à faire.
Utiliser la méthode traditionnelle de la feuille papier
Si vous n’êtes pas très à l’aise avec le tableau Excel, vous pouvez miser sur la vieille technique de la feuille papier pour calculer le temps de travail de vos salariés. Pour ce faire, vous devez mettre à leur disposition une feuille papier sur laquelle ils devront inscrire leurs horaires de travail à chaque fois. Il vous reviendra ensuite de mettre les données ensemble pour trouver le nombre d’heures travaillées de vos collaborateurs.
Certes, la méthode de la feuille papier est à la fois simple et entièrement gratuite. Cependant, elle nécessite beaucoup de travail et ne s’adapte qu’aux petites structures employant une dizaine de collaborateurs. En effet, cette technique exige un sens de rigueur de la part de l’employeur et des collaborateurs. Ces derniers doivent veiller à noter quotidiennement leurs heures de travail. Ils devraient éviter de reporter ce travail pour plus tard, au risque de provoquer des irrégularités de saisie et de rémunération. De même, ils doivent s’assurer de ne pas perdre leur feuille de suivi des heures de travail. En cas de perte, ils seront tentés de saisir des données approximatives, ce qui risque d’impacter négativement l’entreprise. Veillez-y donc.
Opter pour un logiciel de gestion des temps
Si aucune des deux méthodes précédentes ne colle avec vos réalités, ne vous inquiétez pas. Vous trouverez toujours une solution pour calculer les heures de travail de vos salariés. Avec l’essor du digital, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de suivi de temps sur le marché. Ces outils sont spécialement conçus pour permettre aux directeurs des ressources humaines d’automatiser une partie ou la totalité de la gestion administrative d’une entreprise.
En utilisant un logiciel de suivi des temps de travail, vous avez la certitude de gagner du temps dans votre processus de calcul des heures travaillées. En effet, cet outil vous permet de suivre en temps réel les horaires de travail de vos collaborateurs. Il suffit généralement de quelques clics pour entrer les données liées au temps de travail, les temps de pause, les absences, les congés, etc. À noter qu’il est tout à fait possible d’activer des options supplémentaires pour éviter la saisie des heures de travail.
Un autre avantage non négligeable des logiciels de suivi des temps est leur large accessibilité comme le souligne lemonde.fr dans son article. Contrairement aux autres solutions, ces outils sont accessibles en ligne ou en application smartphone hors ligne. Il s’agit donc d’une solution qui s’adapte à tout le monde. Que vos collaborateurs exercent leur métier au bureau ou en extérieur, vous avez la certitude de suivre efficacement leur temps de travail.
Comparativement aux autres solutions, un logiciel de gestion de temps offre plus de confort et une meilleure garantie quant à la fiabilité des données. Précisons toutefois que cette solution a un coût élevé.
En résumé, il existe différentes solutions pour calculer simplement les heures de travail des salariés. Il vous revient de faire un choix en tenant compte des besoins spécifiques de votre entreprise.
