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Les nouvelles règles fiscales 2018 concernant les caisses enregistreuses

1)   Qui est concerné, Que dit la loi ?

 

L’obligation d’utiliser une caisse enregistreuse certifiée est destinée à l’ensemble des commerces, contrairement à la Belgique par exemple où l’obligation concerne seulement le domaine de la restauration. En France, toute société assujettie à la TVA et utilisant un logiciel d’encaissement est soumise à l’obligation. L’utilisateur d’une caisse enregistreuse aura l’obligation de détenir un certificat de conformité NF 525 ou d’autocertification lui permettant de justifier la conformité de sa caisse lors du passage d’un contrôleur fiscal dans son établissement (Restaurant / Bar / brasserie / Coiffeur / Boulangerie / Magasin de détail / Boucher …).

Plus d’infos : https://www.shopcaisse.com/certification-norme-nf525.html

2)   Quels sont les risques ?

 

Dans le cas d’un contrôle, à partir du 1er janvier 2018, si la caisse enregistreuse utilisée dans l’établissement n’est pas certifiée, les risques sont très importants. La caisse peut être vérifiée en cas de contrôle fiscal ou lors d’une simple visite d’un contrôleur pour vérifier de l’utilisation d’un logiciel conforme. La vérification est très rapide, le contrôleur va vous demander de fournir le certificat de votre logiciel, soit délivré par l’AFNOR (avec logo NF) soit un certificat individuel délivré par l’éditeur de votre logiciel de caisse enregistreuse. Si vous ne possédez pas de certificat, le contrôleur va immédiatement verbaliser, le montant de la première amende est défini à 7500 euros. Puis, il va vous donner une obligation de mise en conformité sous 60 jours. Voici un extrait de l’article de loi :

 

 

« Cette obligation permettra de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

À partir du 1er janvier 2018, il devient obligatoire l’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

En cas de contrôle, l’absence d’attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.

Dans certains cas, les assujettis pourront se mettre en conformité avec cette nouvelle obligation grâce à une simple mise à jour de leur logiciel de caisse, dans le cadre d’un contrat de maintenance souscrit lors de l’achat du logiciel. »

 

Vous pouvez voir l’article complet ici :

 

Voir l’article

3)   Comment se mettre en règle à petit prix

 

 

Pour les établissements souhaitant se mettre en conformité, généralement il existe plusieurs types de solutions. Nous allons regarder ensemble ce qui est généralement proposé sur le marché.

 

Dans un premier temps, deux types de services sont proposés, soit un achat de logiciel de caisse soit une location. Regardons plus en détail les avantages de chacun :

 

–       Pour l’achat d’une caisse enregistreuse, vous avez l’avantage de payer immédiatement votre matériel et votre logiciel, vous n’avez donc pas d’abonnement ni de mensualité à payer. Très souvent lors de l’acquisition, vous bénéficiez d’un an d’assistance et de mises à jour. Cette solution revient souvent à plusieurs milliers d’euros au départ pour l’acquisition.

 

–       Pour la location, l’avantage est souvent de réduire le coût de l’investissement de départ, généralement, vous pouvez louer l’ensemble du matériel + logiciel ou encore mieux, acheter le matériel (quelques centaines d’euros, par exemple imprimante + tiroir-caisse  et ensuite opter pour l’abonnement au niveau du logiciel de caisse enregistreuse.

 

 

Aujourd’hui, lorsque vous achetez votre caisse enregistreuse, au bout d’un an, vous serez dans l’obligation de suivre l’évolution des règles NF525. De plus il y aura le renouvellement des certificats à reprendre tous les ans et l’accès aux mises à jour est souvent très couteux ce qui sur quelques années rend le coût beaucoup plus élevé que la location qui englobe l’ensemble des services pour un cout définit à la base et non variable. (Calcul réalisé sur 3 ans environ)

 

Notre choix se porte donc sur la location du logiciel de caisse enregistreuse.

4)   Quel logiciel choisir ?

 

Pour cet article, nous nous sommes appuyé sur les services proposés par une start Up Française « ShopCaisse », un logiciel de caisse enregistreuse nouvelle génération certifié NF525.

 

L’équipe ShopCaisse propose aujourd’hui une application complète sur tablette Apple et qui va s’adapter à tous les types d’établissements. Cette société compte aujourd’hui plus de

1 500 clients en France et en Belgique.

 

Voici l’offre proposée par ShopCaisse :

 

Matériel en achat : 328 euros HT (Imprimante ticket Ethernet + Configuration + Tiroir-caisse)

Abonnement pour le logiciel certifié NF525 : 19 euros HT / mois pendant 6 mois puis 39 euros HT / mois ensuite

 

Outre le logiciel qui est très performant et simple d’utilisation, l’offre proposée est très complète, vous avez tous les services inclus sans surprise lors d’une intervention d’un technicien. L’abonnement contient les mises à jour, l’assistance complète ainsi que les applications sur iPhone pour consulter les statistiques à distance ou prendre les commandes en salle pour la restauration.

 

Vous pouvez visiter le site internet www.shopcaisse.com pour tester gratuitement l’application et ses services pendant 1 mois.

 

Le site référencé ici est disponible à cette adresse : https://www.shopcaisse.com

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