Accès aux documents de l'entreprise

Dans la gestion électronique de documents, Archiveco est un des leaders du domaine, puisqu’il compte déjà plus de 5000 clients qui sont tous particulièrement satisfaits de ses services. Il est présent dans toute la France et ses équipes de professionnels qualifiés sont à votre disposition pour vous accompagner tout au long du processus de gestion de vos documents.

Mais quels sont en réalité les avantages de la GED ? Et quels services de GED ?

Pourquoi opter pour la GED ?

La gestion électronique de document entre dans le processus de digitalisation des entreprises. C’est un outil important, tout d’abord car c’est une méthode rapide et efficace : si par exemple vous avez besoin d’un document précis, vous n’avez pas à passer par plusieurs étapes pour le retrouver, ni à demander à un ou plusieurs salariés… Il vous suffit de consulter la base de données électronique qui sera disponible sur votre ordinateur. La GED est donc un gain de temps considérable notamment lorsque vous avez de nombreux clients ou si vous devez accomplir plusieurs tâches en ayant besoin de différents documents.

La gestion électronique de document permet de limiter les risques d’erreurs, de perte ou d’oublis de fichiers, car les limites sont importantes lorsque vous utiliser la méthode « traditionnelle » : un chiffre est vite oublié, un salarié absent ou un papier perdu… et tout le travail est remis en question ! Il faut donc prendre un maximum de précautions pour protéger vos documents et minimiser le risque de perte.

Les documents enregistrés sont protégés par la société de manière confidentielle de façon à ce que seuls ceux qui ont accès à la base de données puissent les consulter.

D’un point de vue écologique, la GED limite l’utilisation des ressources naturelles en réduisant l’impression, le photocopiage et le gaspillage des papiers, en limitant l’utilisation abusive d’énergie (électricité, climatisation des bureaux d’archives…). Cela permet la préservation de l’environnement à long terme.

Des prestations en fonction de vos besoins :

L’entreprise d’archivage veille à ce que vous puissiez accéder facilement à vos archives. Et grâce à la numérisation des documents, il vous transmet une copie numérique soit via fax, mail ou un lien sécurisé afin que vous n’alterniez pas le document original. La GED est une solution idéale pour les fichiers importants que vous ne souhaitez pas modifier.

Des sociétés comme Archiveco, vous propose en dehors d’un archivage physique, une prestation de numérisation On Demand (à la demande) des documents si vous souhaitez disposer de vos documents sous format numérique sans pour autant opter pour une numérisation générale ou de masse. Cela reste une bonne alternative lorsque vous avez besoin d’un nombre limité de fichiers sous format électronique.

Vous pouvez également numériser et gérer vos documents de façon électronique et ce, quel qu’en soit le format papier (feuilles A4, plans d’architectures…). Vous pouvez alors bénéficier de ce service, qu’importe la nature de votre organisation.

La gestion électronique de document reste un bon moyen de :

  • Limiter les risques d’erreurs au sein de votre entreprise
  • Gagner du temps
  • Réduire l’utilisation de ressources naturelles (papier…)
  • Conserver les documents…

Vous pouvez aussi consulter vos documents de façon quotidienne, ponctuelle, ou plus rarement en fonction de vos besoins et des exigences de votre travail.

 

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