Le temps que l’on passe en réunion est en moyenne de 8 heures par semaine. On peut donc affirmer que la salle de réunion est un important lieu de travail. De plus, c’est dans cette pièce que l’on prend les décisions stratégies, que l’on forme les salariés et que l’on génère les idées innovantes. Vu l’importance des salles de réunions, il est indispensable de bien les gérer.
L’utilisation d’un agenda partagé
Pour la bonne gestion des salles de réunion avec www.id2son.fr, la première chose à faire est l’utilisation d’un calendrier partagé en ligne. Cela permet de connaître les horaires des collaborateurs et de les comparer à la disponibilité de la salle de réunion. Toutefois, il faut que cet agenda partagé soit accessible à tous afin que chaque collaborateur puisse voir les plannings de ses collègues. On peut y avoir recours pour la réservation de la salle, cela évite de perdre du temps à chercher le moment venu.
La communication
La gestion des salles de réunion passe également par la communication, notamment l’envoi d’invitations claires à tous les participants. Cela implique d’être parfaitement clair sur les attentes et les objectifs de la réunion ainsi que sur l’heure et le lieu. On peut ajouter un plan d’accès si l’endroit n’est pas facile à trouver. On s’assure également que toutes les personnes attendues soient sur la même longueur d’onde pour éviter les malentendus et les mauvaises surprises.
Les points forts de la salle de réunion
Dans la gestion des salles de réunion, il faut prendre en compte leurs points forts lors de la réservation. Cela concerne la capacité, la taille, les matériels à disposition, la disposition… C’est important pour répondre parfaitement aux besoins de tous les collaborateurs. On conseille de prendre une salle avec une belle luminosité extérieure et les murs clairs pour les longs échanges. Une petite salle avec des fauteuils confortables est plus adaptée pour les brainstormings.
La réservation des matériels
La gestion efficace des salles de réunion vient avec un système de réservation des matériels, car ils sont nécessaires au bon déroulement de la rencontre. On parle de la connectique pour les visioconférences, des micros… On choisit la table de conférence suivant le nombre de participants. On prend une table ronde pour une réunion de 5 personnes et une table rectangulaire ou ovale pour plus de 5 personnes. Si c’est une longue réunion, on prévoit une machine à café ou une fontaine d’eau. On n’oublie pas l’importance de la qualité de l’air, de la température et de la luminosité.
Un outil dédié pour gérer les salles de réunion
Afin de gérer les salles de réunion facilement et efficacement, on peut avoir recours à un outil dédié. Il permet d’avoir un aperçu en temps réel de la disponibilité des salles, des équipements et des invités. Cet outil respecte la confidentialité des agendas. Aussi, il envoie des rappels quelques heures ou quelques jours avant la rencontre et des demandes de réunion. Et encore, cet outil de gestion des salles de réunion permet d’accéder aux spécificités de chaque salle de réunion.
