Le gestionnaire de paie en charge de générer la fiche de paie

Le gestionnaire de paie est un profil « en tension ». En effet, il y a aujourd’hui plus d’offres de postes que de candidats. Le domaine des Ressources Humaines produit moins de gestionnaires de paie que d’autres type d’experts, la faute à un métier de chiffres souvent boudé. Expertise pointue de la législation sociale, capacité d’analyse des chiffres et résistance à la pression en période de production de la paie, sont autant de qualités et de compétences à maitriser pour réussir dans cette fonction.

Il existe peu de formations menant à un diplôme de gestionnaire paie. Il est généralement issu des filières RH ou comptabilité. Cependant, compte-tenu de la demande sur le marché de l’emploi, certaines certifications ou spécialisations ont vu le jour pour acquérir les qualifications et les compétences nécessaires.

En termes de compétences et expertises, le métier de gestionnaire de paie nécessite de comprendre le droit social et d’acquérir des connaissances pratiques en matière de paie. Etre à l’aise avec les chiffres est utile mais la connaissance de la comptabilité non indispensable. Compte-tenu de la transformation digitale impactant fortement les métiers de la paie, la capacité à maitriser un logiciel de paie devient indispensable.

La production de la paie respecte un cycle : depuis la collecte des données de gestion administrative (absences, heures supplémentaires etc), jusqu’à la DSN (déclaration sociale nominative) en passant par la production de la fiche de paie, chaque étape doit respecter des dates scrupuleuses. Par exemple, la DSN devra être produite au plus tard au 5 ou au 15 du mois selon les situations. Le versement du salaire intervient à date fixe, généralement vers la fin du mois. Le stress généré par la nécessité de tenir les délais est parfois important. Le gestionnaire de paie doit pouvoir gérer la pression et être capable de travailler dans l’urgence. Interlocuteur privilégié, à la fois des autres services RH, des directions stratégiques qui s’appuient sur les données sociales et des collaborateurs, il développera également des qualités de communicant pour expliquer et rassurer.

Rigueur, logique, et discrétion vis-à-vis des données manipulées sont autant d’autres savoir-être à maitriser.

Quelles sont les missions du gestionnaire de paie ?

Les missions du gestionnaire de paie  sont nombreuses. S’il a pu être perçu comme un opérateur de saisie par le passé, son rôle a évolué. Simplification, sécurisation, digitalisation … les politiques gouvernementales se succèdent, apportant chaque fois de multiples évolutions à répercuter sur le bulletin de paie et les déclaratifs : mise en œuvre de la DSN, dématérialisation de la fiche de paie, réductions de cotisations sociales, prélèvement à la source et bien d’autres sujets se sont succédés ces dernières années.

La première et la plus centrale est celle de la production de la paie et de la DSN. Il est le garant de la conformité de la paie, et à ce titre, occupe une fonction primordiale. Il s’assure que les données collectées (transmises par les RH, les managers ou les collaborateurs eux-mêmes) sont correctes avant d’établir le bulletin de salaire. Il vérifie l’ensemble des paramètres saisis (paramétrage conventionnel suite aux NAO, implémentation des évolutions sociales ou de nouveaux usages) pour que toutes les nouveautés sociales soient bien répercutées sur le bulletin de salaire.

Ces bulletins de salaire une fois produits sont analysés pour détecter d’éventuelles erreurs. Le gestionnaire de paie est en première ligne pour identifier des bugs informatiques ou des paramétrages non mis à jour, et pourra, à ce titre, demander la correction d’anomalies logicielles ou des évolutions pour prendre en compte des spécificités métier ou une nouvelle règle juridique.

Chaque mois les gestionnaires de paie établissent la DSN à destination des administrations. La déclaration dématérialisée a pour vocation de regrouper en une seule toutes les déclarations sociales, qui sont désormais transmises via un fichier unique. Les gestionnaires de paie gèrent la transmission mais aussi les retours s’il y en a via le tableau de bord de la DSN.

Selon l’organisation de l’entreprise, le gestionnaire de paie peut être également amené à gérer la partie administrative des RH : établir la DPAE (déclaration préalable à l’embauche), contrat de travail, création du dossier collaborateur dans l’outil de paie ou encore établissement du certificat de travail et calcul du solde de tout compte lors du départ. Le service paie est l’interlocuteur privilégié des organismes sociaux (prévoyance, Urssaf, Assurance maladie).

A l’ère du big data et du E-commerce, la donnée est une information essentielle pour construire des politiques à long terme. A ce titre, le gestionnaire de paie gère une mine d’or ! Les indicateurs élaborés par les entreprises leur permettent de suivre l’évolution de la masse salariale, de produire les rapports obligatoires (index d’égalité homme-femme, absentéisme) pour adapter au mieux la gestion des RH (recrutement, mobilité, formation etc).

Loin de voir son rôle relégué au second plan par l’évolution de la paie, complexité législative et digitalisation galopante, le gestionnaire de paie devient au contraire le maillon essentiel de la performance RH. Par son expertise sociale et sa capacité à maitriser les outils de gestion, il accompagne à la fois les directions des entreprises dans leurs stratégies RH mais également les collaborateurs, dans leur quotidien.

Libéré de tâches chronophages et techniques (calcul, saisie des données) grâce aux logiciels de gestion, le gestionnaire de paie s’affirme en tant qu’expert pour se concentrer sur l’analyse, le contrôle des données, le pilotage de la paie et l’accompagnement au changement.

Le site référencé ici est disponible à cette adresse : https://www.fiche-paie.net

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